Aktualności

Praca: Kierownik działu administracyjno-gospodarczego

Opera Wrocławska zaprasza osoby chętne do podjęcia pracy na stanowisku:

Kierownik działu administracyjno-gospodarczego.

Kierownik działu administracyjno-gospodarczego nadzoruje zespół gospodarczy, w tym biuro obsługi administracyjnej i sekcję porządkową oraz sekcje konserwatorsko-gospodarczą oraz magazyn instrumentów muzycznych

Do zadań kierownika administracyjno-gospodarczego w szczególności należy:

• nadzorowanie i prowadzenie wszelkich spraw administracyjnych i organizacyjnych Opery,
• zarządzanie obszarem wsparcia gospodarczo-administracyjnego i utrzymanie powierzchni oraz obiektów należących do Opery z nią powiązanych,
• prowadzenie dokumentacji prawnej nieruchomości oraz dokumentacji techniczno-budowlanej budynku Opery i obiektów z nią powiązanych oraz administrowanie obiektami własnymi, pomieszczeniami wynajmowanymi, zasobami mieszkaniowymi,

• analiza i skuteczna optymalizacja procesów i kosztów,

• zapewnienie efektywnego funkcjonowania administracyjno- gospodarczego wszystkich obiektów należących do Opery oraz nadzór nad właściwym użytkowaniem i konserwacją budynków i urządzeń, jak również powadzenie całokształtu spraw związanych z bieżącymi remontami  oraz inwestycjami,
• zapewnienie właściwych warunków pracy, troska o czystość i porządek w pomieszczeniach oraz wokół obiektu, oraz o dobry stan techniczno-budowlany instytucji, koordynacja prac osób sprzątających, portierów, ochrony budynku i konserwatorów,
• prowadzenie gospodarki środkami transportu oraz zaopatrzenia administracyjno-biurowego,
• nadzór nad racjonalnym wykorzystaniem środków transportu, telefonów, jak również nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem magazynów oraz konserwacją instrumentów muzycznych  i urządzeń biurowych,
• analiza stanu bhp i ppoż,
• nadzór i prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem w media (nadzorowanie przygotowywania zleceń na usługi komunalne oraz kontrola opłat za energię elektryczną i cieplną, wodę, ścieki, wywóz odpadów, telefony),
• nadzorowanie realizacji zadań kancelaryjnych oraz prawidłowego funkcjonowania archiwum zakładowego
• koordynowanie przygotowania i przebiegu wydarzeń organizowanych przez podmioty zewnętrzne oraz współorganizowane przez Operę z podmiotami trzecimi w budynku Opery,
• prowadzenie ewidencji - majątku Opery - środków trwałych w księgach inwentarzowych, w tym ewidencjonowanie i cechowanie środków trwałych i przedmiotów nietrwałych oddanych  w użytkowanie pracowników oraz wyposażenie obiektów i pomieszczeń w Operze, a także poza jej siedzibą,  
• nadzorowanie prowadzenia ewidencji zapotrzebowania, zakupu i zużycia materiałów do remontów i konserwacji budynków, urządzeń i instalacji technicznych oraz prac adaptacyjnych, modernizacyjnych i inwestycyjnych, a także środków czystości, materiałów biurowych itp. komórek wnioskujących Opery oraz zarządza zapasami magazynowymi (analizuje kształtowanie się zapasów i przeciwdziała ich nadmiernemu powstawaniu),
• zapewnia bezpieczeństwo osobom przebywającym w Operze, kontroluje ruch osobowy i ruch materiałowy oraz nadzoruje funkcjonowanie zewnętrznej firmy ochroniarskiej i utrzymywanie w stałej gotowości eksploatacyjnej urządzeń kontroli dostępu,
• stosuje zasady i procedury w zakresie dokonywania zakupów i zamówień na dostawy towarów, realizację robót i wykonywanie usług, zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych.
• odpowiada za stan techniczny oraz sprawność urządzeń i instalacji składających się na infrastrukturę techniczną budynku Opery i obiektów organizacyjnie z nią powiązanych,
• zleca wykonania przeglądów budowlanych, nadzoruje ich terminowe wykonanie i złożenie zawiadomienia do PINB oraz terminowe złożenie protokołu przeglądu, 
• zabezpiecza majątek Opery przed zniszczeniem, pożarem, kradzieżą,
• prowadzi wszelkie sprawy związane z podatkiem od nieruchomości oraz innymi opłatami wynikającymi z umów najmu czy dzierżawy oraz prowadzi wszelkie sprawy z zakresu ubezpieczeń rzeczowych i osobowych oraz współpracuje z brokerem ubezpieczeniowym,
• współpracuje z administracją publiczną.

WYMAGANIA OBOWIĄZKOWE

• wykształcenie wyższe (mgr, mgr inżynier) (zarządzanie, administracja, kierunki techniczne)
• kandydat przygotowany do rozwiązywania złożonych problemów w dziedzinie szeroko pojętego zarządzania nieruchomościami, administracji z zastosowaniami nowoczesnej techniki komputerowej, bezpieczeństwa.
• bardzo dobra znajomość aktów prawnych z zakresu przedmiotowego stanowiska, w tym prawa związanego z administrowaniem nieruchomościami, prawa budowlanego i energetyki, zamówień publicznych, finansów publicznych, pracy, bezpieczeństwa, działalności instytucji kultury
• doświadczenie w pracy administracyjnej, w tym co najmniej roczne doświadczenie na stanowisku kierowniczym
• bardzo dobra umiejętność obsługi komputera oraz korzystania w pracy z pakietu MS Office (środowisko Windows)
• dobra organizacja pracy własnej i wysoka samodyscyplina pozwalająca na pracę w warunkach ścisłych terminów i realizacji projektów specjalnych
• umiejętności negocjacyjne
• kreatywność w znajdowaniu nowych rozwiązań prowadzących do optymalizacji pracy zespołu, funkcjonowania obiektu etc. i umiejętności analityczne
• dyspozycyjność i konsekwencja w działaniu,
• komunikatywność i umiejętność pracy w zespole i zarządzania zespołem, zaangażowanie oraz chęć uczenia się i wysoka kultura osobista,
• znajomość języka obcych w zakresie umożliwiającym komunikację w mowie (w tym bardzo dobra znajomość języka angielskiego)
• umiejętność prowadzenia szkoleń przedmiotowych, skutecznej komunikacji, prezentacji i doradztwa

WYMAGANIA DODATKOWE

• praktyczna znajomość zakupów oraz obszarów administracyjnych - w tym m.in. utrzymania biura, i obiektów, ubezpieczeń, zarządzania flotą samochodową, organizacji imprez masowych, tworzenia oraz realizacji polityk podróży służbowych,
• doświadczenie w zarządzaniu i utrzymaniu powierzchni biurowej, oraz doświadczenie w inicjowaniu, prowadzeniu i rozliczaniu umów najmu, prowadzeniu zagadnień dotyczących bezpieczeństwa, w tym ppoż,

• wiedza na temat obszaru kultury w mieście/województwie/kraju, w tym m.in.: roli i funkcji publicznych instytucji kultury
• prawo jazdy
• dodatkowym atutem będą również:
• uprawnienia przeglądów budowlanych, inspektorów ochrony przeciwpożarowej

WYMAGANE DOKUMENTY

• CV, list motywacyjny
• Kserokopie świadectw pracy*
  (należy przynieść na rozmowę kwalifikacyjną)
• Kserokopie dokumentów potwierdzających wykształcenie i kwalifikacje*
  (należy przynieść na rozmowę kwalifikacyjną)
• Do wglądu dokumenty oryginalne (należy przynieść na rozmowę kwalifikacyjną)

OFERUJEMY

• stabilne warunki zatrudnienia w instytucji o ugruntowanej pozycji rynkowej (Obowiązki kierownika działu administracyjno-gospodarczego powierzone będą na podstawie umowy o pracę na pełen etat).
• Możliwość dalszego rozwoju i podejmowania wyzwań zawodowych.
• Pracę w dynamicznie rozwijającej się instytucji i zespole
• Świadczenia socjalne (instytucja budżetowa - finanse publiczne)
• Możliwość bieżącego podnoszenia kwalifikacji (kursy, szkolenia, staże)

Osoby zainteresowane proszone są w terminie do 15 sierpnia 2018 roku o dostarczenie dokumentów osobiście lub drogą pocztową (CV, list motywacyjny, podanie o przyjęcie do pracy oraz zgodę na przetwarzanie danych osobowych - druk w załączeniu) na adres ul. Świdnicka 35, 50-066 Wrocław, z dopiskiem Dział Służby Pracowniczej.

Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się, dopuszczając do kolejnego etapu rekrutacji z kandydatami wyodrębnionymi w kwalifikacji wstępnej.

Na cv prosimy dopisać klauzulę:
„Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. A ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z o4.05.2016 r.) wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb aktualnej rekrutacji pracownika na stanowisko kierownika działu administracyjno- gospodarczego”

• Administratorem danych osobowych jest Opera Wrocławska, ul. Świdnicka 35, 50-066 Wrocław. 
• Opera Wrocławska wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych. Jest nim Pan Piotr Schmidt.
• Celem zbierania danych jest zapewnienie by proces rekrutacji przebiegał sprawnie.
• Każdemu kandydatowi do pracy przysługuje prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu, zażądania zaprzestania przetwarzania i przenoszenia danych, jak również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
• Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zapewnienia prawidłowego realizowania czynności w ramach rekrutacji. W przypadku niepodania danych nie będzie możliwe wzięcie udziału w rekrutacji.
• Dane osobowe nie będą udostępniane podmiotom trzecim.
• Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu.
• Opera Wrocławska nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
• Dane osobowe będą przechowywane przez okres rekrutacji oraz trzy miesiące po jej zakończeniu. Po upływie tych terminów wszelkie dane zostaną zniszczone.